Rekrutacja online pomaga dziś firmom pozyskać pracowników. Jednak skuteczna rekrutacja nie kończy się wraz z rozpoczęciem przez nową osobę pracy. Wdrożenie nowego pracownika jest niezwykle istotnym elementem, a w obecnej sytuacji coraz częściej onboarding zostaje przeniesiony do świata wirtualnego. Jak zadbać o to, żeby proces wdrożenia przebiegł pomyślnie, a nowy pracownik poczuł się częścią naszej organizacji?
przygotuj plan wdrożenia
Jeszcze kilka miesięcy temu wdrożenie pracowników wyglądało zupełnie inaczej. Bieżąca sytuacja rodzi konieczność dostosowania onboardingu do obecnych warunków. Zanim więc zaczniesz wprowadzać nowe osoby do organizacji, przygotuj plan wdrożenia. Zastanów się, jakie rzeczy jesteś w stanie przenieść w świat online i wykorzystaj do tego odpowiednie narzędzia. W przypadku stacjonarnego onboardingu jednym z elementów jest zazwyczaj oprowadzenie po biurze. W nowej rzeczywistości możesz spróbować zorganizować wirtualny spacer po firmie. Natomiast w przypadku wprowadzenia handlowców, częścią wprowadzenia do firmy mogło być spotkanie z klientem, co dziś może być utrudnione, ale nie niemożliwe do realizacji w wersji online.
stwórz wirtualny pakiet powitalny
Jeśli wysyłasz nowemu pracownikowi sprzęt, na którym będzie wykonywał pracę, to warto dorzucić do niego coś więcej. Zwykła kartka z personalnym przywitaniem, nagrana wiadomość od zespołu, przełożonego, dyrektora – z pewnością zrobi to dobre wrażenie. Pamiętaj także o dokumencie zawierającym wszystkie najważniejsze materiały o firmie: historia, wizja, misja, strategia, to coś z czym nowa osoba powinna zapoznać się na początku swojej podróży z Twoją organizacją. Pakiet powitalny powinien być pierwszą rzeczą, która otwiera się pracownikowi po uruchomieniu komputera. Wsparciem w odpowiednim zalogowaniu się do konta powinien być dział IT.
zaplanuj pierwsze dni pracy
Pierwszy dzień nowej osoby powinien zaczynać się od spotkania z przełożonym i zespołem, a także buddy’m, jeśli taka rola istnieje w Twojej firmie. Najistotniejszą rolę odgrywa oczywiście menedżer, który powinien zadbać o to, aby pracownik miał zaplanowane pierwsze tygodnie w pracy. W przypadku pracy zdalnej powinien on poświęcić nowej osobie więcej czasu niż podczas stacjonarnego wdrożenia. Dziś komunikacja i dostępność przełożonego jest jeszcze ważniejsza. Menedżer powinien w szczegółach przedstawić, jak będą wyglądały obowiązki pracownika, a także jaki jest plan na kolejne dni. To właśnie przełożony powinien zaplanować nowej osobie kalendarz, zawierając w nim nie tylko spotkania z zespołem czy buddy’m, ale także szkolenia. Warto pamiętać także o pokazaniu poszczególnych plików, na których pracuje zespół.
nie rezygnuj ze wsparcia buddy’ego
Jeśli w Twojej firmie istnieje program buddy’ego, nie rezygnuj z niego. Bardziej doświadczony kolega, który pomoże wejść do nowego środowiska jest na wagę złota. Buddy powinien bliżej pokazać narzędzia, na których pracuje zespół, a także przerobić z nową osobą część materiałów szkoleniowych. Wykonując obowiązki w biurze, kiedy wszyscy siedzą blisko siebie, pracownik może z dużo większą częstotliwością pytać o nurtujące go kwestie. Dziś jest to trudniejsze. Nowy pracownik i jego bardziej doświadczony opiekun mogą jednak cały dzień pracować ze sobą w trybie wideokonferencji. Nawet jeśli nie mają zazębiających się projektów to taka forma daje w razie potrzeby możliwość natychmiastowego przedyskutowania pojawiających się wątpliwości.
Nowa osoba może mieć także opory przed ciągłym telefonowaniem czy pisaniem do menedżerów. Dużo łatwiej zapytać o to kolegę czy koleżankę. Dlatego nie tylko menedżer, ale także buddy powinien regularnie sprawdzać, czy pojawiają się jakieś przeszkody, wyzwania, w których mógłby pomóc.
organizuj wideokonferencje z zespołem
Zarezerwuj czas na wirtualne spotkanie, na którym przedstawisz zespół. Wideokonferencje są o wiele bardziej osobiste niż wymiana wiadomości przez e-maile czy rozmowa telefoniczna. Codzienne spotkania, na których rozmawiacie nie tylko na temat pracy, to doskonały sposób na zadbanie o relacje, stworzenie poczucia przynależności i kultury. Nowy pracownik dzięki temu dowie się także, jakie osoby mogą udzielić mu wsparcia w poszczególnych obszarach. Można również zorganizować spotkanie integracyjne pod koniec pierwszego tygodnia i przeprowadzić zabawę integracyjną w celu lepszego poznania się.
zbieraj i analizuj informacje zwrotną
Dla wielu firm praca zdalna to nowa forma wykonywania obowiązków. Nie wszystkie procesy można od razu przenieść w wirtualny świat. Niezależnie zatem czy mowa o onboardingu czy szkoleniach online, warto pytać pracowników, co sądzą o wprowadzanych zmianach. Dzięki temu będziesz w stanie zmienić, dostosować lub kontynuować obraną strategię.
Wdrażanie nowych pracowników przy pracy zdalnej wymaga wyjątkowego podejścia. Opracowaliśmy przewodnik, który pomoże Ci właściwie rozpocząć relację z nowymi pracownikami, gdy nie możesz ich wdrożyć osobiście. Pobierz nasz przewodnik.
Autor: Marta Lisowska
Zespół Randstad Polska
lider branży hr