czym są e-teczki pracownicze i dlaczego warto je wprowadzić?

Pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę jest zobowiązany do prowadzenia ich akt osobowych. Tradycyjnie przechowuje się je w papierowej formie. Coraz większą popularnością cieszą się jednak e-teczki pracownicze, czyli zdigitalizowana dokumentacja. Takie rozwiązanie jest bardziej ekologiczne i przynosi m.in. oszczędność czasu oraz zapewnia pełne bezpieczeństwo danych.

Interesuje Cię outsourcing kadrowo-płacowy? Sprawdź naszą ofertę.

E-teczka pracownicza to niezwykle wygodna forma prowadzenia akt osobowych w przedsiębiorstwie. Takie rozwiązanie jest łatwe do wdrożenia i przynosi wiele niezaprzeczalnych zalet. Jego popularność rośnie wraz z upowszechnianiem się pracy zdalnej, ponieważ w takiej sytuacji prowadzenie tradycyjnej dokumentacji często okazuje się uciążliwe i nieefektywne.

co to jest e-teczka pracownicza?

E-teczka pracownicza znacząco ułatwia prowadzenie i obsługę procesów o charakterze kadrowo-płacowym. Stanowi alternatywę dla akt osobowych pracowników w tradycyjnej formie. Dzięki niej możliwe jest przechowywanie dokumentacji podwładnych w wersji elektronicznej. Takie rozwiązanie jest w pełni zgodne z prawem już od 2019 roku. Stało się tak na mocy rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej przygotowanego przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które ogłoszono 10 grudnia 2018 roku.

jak działa e-teczka osobowa?

Działanie e-teczki osobowej jest proste. Trafiają do niej dokumenty w formie skanu zrobione z wersji tradycyjnej czyli papierowej. Jeśli jednak mają one już elektroniczną wersję, wystarczy je zaimportować do systemu. W dobrze wdrożonej e-teczce pracowniczej dochodzi do ponumerowania i podziału dokumentów dotyczących danego podwładnego na kilka części, co ułatwia jej późniejsze przeglądanie i korzystanie z niej. W jednym miejscu dostępna jest więc cała, odpowiednio uporządkowana dokumentacja. Znajdują się w niej zarówno dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, jak i wszystkie te, które są niezbędne już podczas trwania zatrudnienia.

E-teczki pracownicze stanowią więc ogromne ułatwienie. Tradycyjne akta mogą bowiem zawierać od kilkunastu do nawet kilkuset dokumentów, a każdy z nich musi być odpowiednio posegregowany i umieszczony we właściwym miejscu. E-teczka osobowa eliminuje problem przechowywania papierów, a także pozwala na automatyzację wszystkich procesów. Dzięki niej znalezienie konkretnego dokumentu możliwe jest dzięki dosłownie kilku kliknięciom.

Co istotne, e-teczki pracownicze zapisuje się w formie archiwum, które jest w pełni bezpieczne. Może mieć do niego dostęp kilka osób jednocześnie. Przydzielanie uprawnień do przeglądania i edytowania dokumentacji jest przy tym łatwe do skonfigurowania.

jak wdrożyć e-teczki pracownicze?

Wbrew pozorom wdrożenie e-teczek pracowniczych wcale nie musi być skomplikowane. Cały proces składa się z kilku etapów. Bardzo ważną decyzją jest przy tym wybór konkretnego systemu do prowadzenia elektronicznej dokumentacji. Na rynku dostępnych jest wiele różnorodnych oprogramowań. Wybierając jedno z nich, należy dokładnie zapoznać się z jego charakterystyką i zastanowić się nad potrzebami własnej firmy.

Główną częścią tworzenia e-teczek osobowych jest zmiana formy dokumentów z papierowych na elektroniczne. W tym celu należy przygotować ich cyfrowe odwzorowanie – najłatwiej zrobić to poprzez ich zeskanowanie. Proces ten warto rozłożyć w czasie, zwłaszcza jeśli konieczne jest zdigitalizowanie wielu teczek.

W przypadku prowadzenia dokumentów pracowniczych w wersji elektronicznej konieczne jest ich potwierdzenie przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego pracodawcy lub jego kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Pracodawca może upoważnić do takiego oznaczenia jakąś osobę z firmy – wówczas na dokumentach musi znaleźć się jej kwalifikowany podpis elektroniczny.

W praktyce firmy dostarczające rozwiązania z zakresu kadrowo-płacowego, które dotyczą e-teczek pracowniczych, często wspierają pracodawców na etapie wdrażania oprogramowania. Dzięki temu proces ten naprawdę nie jest trudny.

dlaczego warto zdecydować się na e-teczki osobowe?

E-teczka pracownicza to bardzo opłacalne rozwiązanie. Zapewnia ona:

• oszczędność czasu związaną z obsługą akt osobowych,
• wygodne przechowywanie dokumentacji pracowniczej bez obaw o zagracenie przestrzeni biurowej,
• optymalizację kosztów prowadzenia akt osobowych (e-teczki pracownicze są często tańsze niż prowadzenie tradycyjnej dokumentacji),
• bezpieczeństwo przechowywanych danych (elektroniczne dokumenty są odpowiednio zabezpieczane i szyfrowane),
• łatwiejszy i szybszy dostęp do potrzebnych dokumentów,
• automatyzację procesów kadrowo-płacowych,
• zachowanie jednolitej struktury prowadzonych akt.

Jak widać, warto wprowadzić e-teczki osobowe w swojej firmie. W znaczący sposób mogą one ułatwić prowadzenie przedsiębiorstwa. Dodatkowo takie rozwiązanie jest o wiele bardziej ekologiczne i pozwala żyć w zgodzie ze środowiskiem naturalnym, ponieważ nie wymaga m.in. zużywania dużych ilości papieru.