porady jak poprawnie przeprowadzić exit interview

Nadszedł ten trudny moment, kiedy rozstajesz się z pracownikiem. Odchodzi z firmy, żegnasz się z nim i… przeprowadzasz exit interview. A może jest inaczej? Rozmowa z odchodzącym pracownikiem traktowana jest w wielu firmach jako przykry obowiązek lub w ogóle nie jest uwzględniania w polityce personalnej. Odpowiednio zaplanowana z precyzyjną analizą zebranych informacji może przynieść firmie wymierne korzyści. Jak więc pożegnać odchodzącego pracownika ostatnią rozmową?

Exit interview to czas dla Ciebie i byłego już pracownika. Ostatnia okazja, aby zapytać go, co podobało mu się w jego pracy, jakie są jego spostrzeżenia dotyczące warunków pracy, czy coś według niego wymaga zmian, nad czym jeszcze można popracować, aby móc usprawnić funkcjonowanie firmy i tym samym zwiększyć satysfakcję pracowników. Czy korzystasz z tej możliwości? A może nie jesteś pewien, czy robić to dobrze?

rozstańmy się w dobrych relacjach

Nie masz pewności, czy Wasze drogi jeszcze kiedyś się nie skrzyżują. Być może Twój były pracownik, wkrótce będzie Twoim kontrahentem bądź partnerem w biznesie. Niewykluczone, że on zechce wrócić do Twojej firmy, a Ty z entuzjazmem go przyjmiesz. Nie pal za sobą mostów, buduj sieć kontaktów, pielęgnuj relację ze swoimi obecnymi, byłymi i przyszłymi pracownikami. Zapraszając odchodzącego pracownika na exit interview, wysyłasz wyraźny sygnał, że zależy Ci na opinii pracowników, cenisz sobie ich zdanie, masz świadomość, że mogą Ci pomóc w usprawnieniach w procesach wewnętrznych firmy. Podczas exit interview zachęcaj do podzielenia się z Tobą szczerą opinią, podkreślając, że nieustannie pracujesz nad poprawą warunków pracy, na czym skorzystał również on sam – teraz odchodzący pracownik, wcześniej jeden z kandydatów.

spotkanie w cztery oczy

Ankiety i e-maile z kilkoma pytaniami dotyczącymi powodów odejścia pracownika i oceny warunków pracy nigdy nie zastąpią rozmowy na żywo. Wynika to z wciąż dużych ograniczeń możliwości udzielenia odpowiedzi oraz rozszerzenia wywiadu o dodatkowe pytania, które wyniknęły z rozmowy. Zakres zagadnień i tematów jest przygotowany wcześniej i nie podlega zmianom. Inaczej jest w rozmowie na żywo, kiedy exit interview jest bardziej spontaniczny, rozmowa często obiera inny kierunek, niż było to w planie. Pozwól sobie na większą swobodę w rozmowie, a odchodzący pracownik podzieli się z Tobą większą ilością informacji i bardziej szczerą oraz subiektywną opinią.

pakiet pytań

Exit interview wymaga wcześniejszego przygotowania. Pisząc o spontaniczności, nie nakłaniamy Cię do rezygnacji z przemyślenia pytań, które chcesz zadać odchodzącym pracownikom. Sporządź plan rozmowy, w którym uwzględnisz pytania, biorąc jednak pod uwagę, że rozmowa może potoczyć się zupełnie inaczej.

Pytania uporządkuj według zagadnień. Zacznij od oceny pracy na dotychczasowym stanowisku i współpracy z przełożonymi. To odpowiedni moment na to, aby zapytać o ewentualne propozycje zmian, w związku z czym  zyskasz cenne informacje pozwalające Ci usprawnić pracę w konkretnym zespole lub całej firmie, a także zwiększyć wydajność  i efektywność pracy. Następnie zapytaj o pozytywne i negatywne aspekty pracy, m.in. jakie kompetencje i umiejętności zdobył pracownik podczas całego okresu pracy w Twojej firmie. Czy jest zadowolony z efektów czy może oczekiwał czegoś więcej? Oczywiście jednym z kluczowych celów exit interview jest uzyskanie informacji na temat, dlaczego pracownik zdecydował się opuścić Twoją firmę, co go do tego skłoniło i czym się kierował. Przed rozmową przefiltruj jednak przygotowany wcześniej zestaw pytań. Nie na miejscu byłoby pytać zwolnionego pracownika o przyczyny jego odejścia…

Potraktuj exit interview jak przyjemną rozmowę, która ma pozostawić dobre wrażenie o firmie u odchodzącego pracownika. To czas, kiedy zbierasz informacje pozwalające Ci wdrożyć usprawnienia i zmiany, jednocześnie jednak pożegnanie często bardzo ważnego i wnoszącego do firmy pracownika.

W materiale tym poruszyliśmy tematy takie jak: uzasadnienie biznesowe budowania marki pracodawcy, opracowanie strategii marki pracodawcy dla przedsiębiorstwa, aktywacja marki pracodawcy, tworzenie niezapomnianego doświadczenia kandydata oraz utrzymanie solidnej marki pracodawcy.