Czym jest outsourcing? Szczerze mówiąc nie lubię tego pytania. Dlaczego? Dlatego, że pojęcie outsourcingu jest tak szerokie, że trudno się zorientować jakich usług czy procesów może dotyczyć. W zasadzie powstaje pytanie: czy są jakieś obszary działalności, których nie da się wyoutsourcować? Droga do zrozumienia czym jest outsourcing nie prowadzi jednak przez etymologię tego słowa. W rzeczywistości właściwe pojęcie jego znaczenia okazuje się dużo prostsze. Jakie korzyści z outsourcingu kadrowo-płacowego, bo tego konkretnie dotyczy mój wpis, możesz czerpać Ty i Twoja firma? Opisałam to poniżej w praktyczny sposób.

na czym polega outsourcing?

Wiele funkcjonujących na rynku firm przekazuje część swoich obowiązków i zadań biznesowych zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w danym obszarze. Dzięki temu przedsiębiorca korzystający z usług firmy nie tylko ponosi korzyści z profesjonalnej i dobrej usługi na polu, na którym sam może nie mieć odpowiedniego doświadczenia i narzędzi, ale nie musi również poświęcać czasu na to, by samodzielnie zajmować się danym obszarem działalności. Oszczędza tym samym czas i pieniądze, a jeżeli wierzyć znanemu powiedzeniu, że „czas to pieniądz” - oszczędza pieniądze podwójnie. Na tym w gruncie rzeczy polega outsourcing.

outsourcing kadrowo-płacowy

standardy i bezpieczeństwo prowadzenia kadr i płac

Kto w Twojej firmie odpowiada za kadry i płace? Kto prowadzi dokumentację dla pracowników, kto ewidencjonuje czas pracy? Kto nalicza wynagrodzenia i czy te same osoby są jednocześnie odpowiedzialne za rekrutacje? Pewnie nieraz zastanawiasz się nad tym jak to jest zorganizowane w innych firmach. Czy dobrze jest połączyć funkcje tzw. twardego HR (czyli kadry i płace) z odpowiedzialnością za HR miękki (czyli rekrutację, selekcję, tworzenie systemów ocen itd.). W większości firm są to zupełnie oddzielne działy. Zastanawiasz się dlaczego?

Osoby odpowiadające za kadry i płace muszą doskonale znać Kodeks Pracy oraz na bieżąco śledzić wszystkie jego zmiany, niezbędna jest również wiedza z zakresu ubezpieczeń społecznych, znajomość przepisów dotyczących wynagrodzeń i prawa podatkowego. Jest tego naprawdę dużo, a ciągle zmieniające się przepisy prawa pracy nie ułatwiają zadania. Na tym nie kończą się kompetencje tych specjalistów, konieczna jest umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych, Excela, często również znajomość języków.

Sam koszt zatrudnienia takiego pracownika do niskich nie należy, a dodatkowo trzeba przecież wykupić licencje na programy, sprzęt, zapłacić za szkolenia, zapewnić możliwość aktualizacji wiedzy dotyczącej przepisów, zapłacić za popełniane błędy…

No właśnie, o pomyłkę łatwo. W dodatku, ze względu na wagę i poufność danych, najczęściej dział kadr i płac w firmach podlega pod zarząd. Kto zatem musi czuwać nad prawidłowym funkcjonowaniem działu? W przypadku mniejszych firm w najlepszym wypadku zajmuje się tym zarząd, dyrektor personalny, dyrektor finansowy... W najgorszym – nikt.

Co w razie kontroli? I tu pojawia się największy problem. Przecież kontrole z ZUS, PIP i US zdarzają się nierzadko. Kto ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy? Kto zapłaci karę? Oczywiście pracodawca. A jeśli wypłyną z firmy jakiekolwiek dane na temat pracowników Znów odpowiedzialność leży na barkach pracodawcy – w końcu to on nie zadbał o bezpieczeństwo tych informacji. Temat bezpieczeństwa danych jest w ostatnich czasach szczególnie gorący i na pewno do niego wrócę na naszym blogu.

Z której strony by nie patrzeć na temat – połączenie twardego i miękkiego HR wydaje się trudne, dlatego firmy decydują się na wydzielenie działów lub też outsourcing kadr i płac.

czy outsourcing kadr i płac jest dla Ciebie?

Byłam kiedyś na spotkaniu w jednej z firm z branży produkcyjnej. Zastanawiano się tam nad outsourcingiem kadr i płac. Zarząd tej firmy zadawał sobie pytanie, czy to rozwiązanie jest również dobre dla nich – czy outsourcing kadr i płac rzeczywiście sprawdzi się w ich firmie? Odpowiedź brzmiała... nie. Firma ta miała tak dobrze zorganizowane i usprawnione wewnętrzne procesy obsługi kadr i płac oraz optymalnie ustawiony system informatyczny, że korzyści z outsourcingu kadrowo-płacowego nie byłyby aż tak wymierne.

To był jednak jedyny taki przypadek w mojej dotychczasowej karierze, a pracuję na tym rynku już kilkanaście lat. W pozostałych przypadkach zawsze okazywało się, że jest przestrzeń na poprawę wydajności i efektywności, a co najważniejsze na obniżenie kosztów poprzez outsourcing kadr i płac.

Przekazanie obowiązków kadrowo-płacowych pozwala odciążyć firmę z nadmiaru pracy i tym samym daje całemu zespołowi szansę rozwijania kluczowych gałęzi przedsiębiorstwa. Innymi słowy – dzięki pomocy outsourcera firma ma możliwość skupienia się na swojej głównej działalności. Po dłuższym czasie współpracy, odciążona firma może działać efektywniej i tym samym zwiększać swoje zyski. Niemniej jednak, tak jak w przypadku przedstawionej wyżej firmy, istnieją takie organizacje, które przez lata swojej działalności dopracowały do perfekcji procedury kadrowo-płacowe, dzięki czemu ten obszar obowiązków nie niesie ze sobą żadnych komplikacji. Takie przedsiębiorstwa zazwyczaj swoją pracę opierają na zaawansowanych systemach informatycznych i dodatkowych funkcjonalnościach, takich jak np. portal pracowniczy. W efekcie tak rozwinięte firmy działają bardzo produktywnie, niezależnie od tego, czy sprawami kadrowymi zajmują się wewnątrz, czy też przekazują je outsourcerowi. Naturalnie w takich przypadkach pomoc zewnętrznej firmy nie jest konieczna. Warto jednak podkreślić, że przedsiębiorstwa o zaawansowanych procedurach i dobrej organizacji są raczej rzadkością. Ich niezwykle sprawne wykonywanie obowiązków kadrowo-płacowych wynika bowiem z dużego doświadczenia, które firma zdobywała najczęściej dzięki długim latom praktyki. Pozostaje też otwarta kwestia: kto zapłaci za ewentualne błędy, bo nawet najlepiej zorganizowane działy nie wykluczają możliwości popełnienia błędu, za który na koniec zapłaci pracodawca.

Podsumowując – outsourcing kadr i płac jest rozwiązaniem, które doskonale sprawdzi się wszędzie tam, gdzie procesy prowadzenia teczek osobowych i naliczania wynagrodzeń nie są core businessem, a firmy poszukują lepszych informatycznie, tańszych rozwiązań i pozbycia się odpowiedzialności oraz konieczności śledzenia nieustająco zmieniających się przepisów prawa pracy. Ponadto to idealny model dla firm, dla których bardzo ważne jest bezpieczeństwo – zarówno w zakresie ochrony danych osobowych, jak i na obszarze szerzej pojmowanej działalności przedsiębiorstwa.

Jeżeli zainteresował Cię ten materiał, zapisz się na subskrypcję naszego bloga i przeczytaj więcej podobnych wpisów:

zapisz się

Znajdziesz tu informacje między innymi o trendach na rynku pracy, pozyskiwaniu i utrzymywaniu talentów oraz budowaniu atrakcyjnej marki pracodawcy. 

Tagi: nowoczesne usługi dla biznesu, trendy rynku pracy, outsourcing

Katarzyna Plucińska

Dyrektor Zarządzający Randstad Payroll Solutions

nasz blog

Tutaj możesz przeczytać między innymi o trendach na rynku pracy, pozyskiwaniu i utrzymaniu talentów oraz uzyskać porady od naszych ekspertów.

subskrybuj

ostatnie artykuły

autorzy

zobacz więcej